Google Docs es increíblemente conveniente, pero compartir enlaces de manera irresponsable puede exponer documentos que pueden haber parecido privados.
Mucha gente alaba Documentos de Google por su versatilidad y la invaluable opción de compartir un documento con personas específicas, pero esas opciones de compartir, y cómo se usan, pueden abrir la puerta a grandes violaciones de la privacidad. A veces es terriblemente difícil utilizar Internet a título profesional y evitar depender de los servicios de Google, pero hay formas de hacer uso de esas herramientas y proteger los datos personales simultáneamente.
El conjunto de funciones de Google es útil para casi cualquier persona con acceso a Internet. La compañía admite un tesoro de programas gratuitos para todas las líneas de trabajo, como Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps y, por supuesto, Google Docs. Todas estas herramientas brindan opciones de uso compartido impresionantes que permiten a los usuarios compartir datos y colaborar en proyectos, y algunas incluso son divertidas de usar.
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Desafortunadamente, aprovechar estas opciones para compartir también genera los mayores riesgos. En Google Docs, el método más sencillo para compartir enlaces es activar el uso compartido de enlaces para producir una URL única para el documento y enviar ese enlace a un colega. Si bien la acción directa de enviar un enlace de persona a persona es relativamente segura, si ese documento tiene enlaces que van a otros sitios web, al hacer clic en esos enlaces se envía la URL anterior (la que se creó de forma privada para compartir el documento en sí) a la directorio del nuevo sitio. No es una práctica inherentemente nefasta, es solo una parte poco conocida de cómo funciona Internet.
Cómo mantener la privacidad al enviar documentos de Google
Una de las formas más fáciles y efectivas de compartir un documento de Google de forma segura es compartirlo con personas específicas. Hay algunas formas de lograrlo. La forma más rápida es mantener desactivado el uso compartido de enlaces y, en su lugar, seleccionar 'Personas específicas' en las opciones para compartir enlaces. Esto requiere que la otra parte inicie sesión en una cuenta de Google, pero si el trabajo significa enviando información sensible en un documento, probablemente valga la pena el paso adicional. Si el archivo incluye enlaces y el usuario hace clic en ellos, la URL seguirá indicando a otros sitios web dónde estaba el usuario cuando hizo clic en el enlace; sin embargo, no permitirá que esos sitios lean el documento en sí, ya que se han establecido las opciones para compartir enlaces. para limitar el acceso solo a las personas específicas elegidas.
Otra opción es hacer uso de Grupos de Google. Esta ruta también requiere que todos los involucrados inicien sesión con una cuenta de Google, pero a cambio, crea una lista de personas con las que se puede compartir cualquier cosa exclusivamente. Esta es una excelente opción si el trabajo requiere compartir documentos con frecuencia con un grupo grande de personas. Cada grupo tendrá su propia dirección de correo electrónico '@googlegroups' asociada, por lo que en lugar de insertar la dirección de correo electrónico de una persona específica al elegir dónde compartir un documento, simplemente use el correo electrónico del grupo. Es una buena idea realizar un seguimiento de los miembros del grupo para estar al tanto de quién tiene acceso a los archivos compartidos, y es fácil eliminar a las personas que ya no forman parte del proyecto.
En última instancia, como suele ser el caso cuando se comunica en línea, es fundamental tener en cuenta la configuración de privacidad cuando se comparte información. Con el uso inteligente del intercambio de enlaces, Documentos de Google puede ser seguro y seguro.